Muhasebe Öğretmenleri

Muhasebe Kaynak Sitesi

Çrş12172014

Last update04:25:37 AM

Ergonomi Bilgisi Tanımı Ve Önemi







4. ERGONOMİ BİLGİSİ TANIMI VE ÖNEMİ

Ergonomi, insanların biyolojik ihtiyaçlarını göz önünde bulundurarak, insan-makine- çevre uyumunun doğal ve teknolojik kurallarını inceleyen disiplinler arası inceleme, geliştirme çalışmalarının bütünlüğü olarak tanımlanabilir.

Bürolarda ergonomik çalışmalar, çalışma ortamının, çalışanın hoşnut olacağı ve onu mutlu edecek bir ortama dönüştürülmesi için yapılır.

Ergonomik çalışmalar sonucunda çalışma ortamı, etkin çalışma ortamı haline getirilmektedir. Etkin çalışma ortamı için ise dikkat edilecek noktalar şunlardır:

 İşletme ve bürolardaki araç-gereçlerin, çalışanların özelliklerine ve yeteneklerine uygun tasarlanması,

 İşletme ve bürolardaki bütün bölümlerde yapılan işlerin, yararlı olarak algılanmasına,

 İşletme ve bürolardaki çalışma yöntemleri ve iş koşullarının, çalışanlara uygun duruma getirilmesine,

 İşletme ve bürolardaki çalışanlara, yeteneklerini kullanarak ve kendilerini gerçekleştirme imkanı sunulmasına dikkat edilmelidir.

Sonuç olarak, çalışanların fizyolojik ve psikolojik sorunlarının en aza indirilmesi sağlanır. Çalışanlar ile yaptıkları iş arasında belirgin bir uyum sağlanarak, çalışanların, çalışırken yıpranması önlenir ve bu şekilde iş başarısı da artar. Çalışanın yüksek tempoda çalışırken, daha yüksek iş başarısını yakalaması sağlanır.

Ergonomi çalışmalarında insanın özelliğinin, insan-otomasyon ilişkisininin, çevresel ve çalışma koşullarınının iyi planlanması gereklidir. Bunları planlarken şu noktalara dikkat edilmesi gerekmektedir. Bunlar

 İnsanın fiziksel özelliği, duygusal özelliği, ussal özelliği,

 İnsan-otomasyon ilişkisi, mekanik sorunlar, boyut sorunları,

 Aydınlatma, ısıtma, havalandırma, ses ve gürültü, nem, renk, temizlik, yerleştirme biçimi, estetik gibi çevre şartları,

 Hareket ekonomisi ve çalışma koşulları, çalışma ortamının stres yapısı, iş kazaları, dönüşümlü çalışma aralıkları, çalışma süresi, yetki ve sorumluluk, ücret durumu, motivasyon gibi çalışma şartlarıdır.

Ergonomi işletmeler ve büro çalışmalarının bütünlüğü içerisinde ve sosyal yaşamın detayları arasında düşünülebilir ve uygulanabilir.

4.1. Bürolarda İnsan Ölçüsüne Uygun Tasarım

4.1.1. Sekreter Bürolarında Ergonomik Tasarımın Önemi

Sekreter odaları, sekreterlik türüne göre belirlenmeli ve yine sekreterlik türüne göre tasarımı ve dizaynı yapılmalıdır. Sekreter masaları ve kullanacağı büro malzemeleri ergonomik koşullara göre iş verimliliği ve etkinliğini sağlayacak biçimde olmalıdır. Sık sık kullanılan gereçlerin kolay ulaşılabilir bir yerde olması önemlidir. Rahatsız koltuklar, loş ışıklar fiziksel yorgunluğa neden oldukları için işgücü verimliliğini önemli ölçüde düşürür.

Bunun için sekreter odalarının aydınlatılmasında ışık eşit olarak dağıtılmalı, gölge ya da yansıma yaratmadan masayı tamamen aydınlatmalıdır. Sekreter masaları bir ziyaretçi ile konuşmak için başka bir yöne doğru dönülmeye gerek kalmayacak bir biçimde yerleştirilmelidir. Masanızın arkasından bir kişiyle konuşursanız, masa sembolik bir engel gibi görünebilir. Çok yazı yazıyorsanız ve bunu sağ elle yapıyorsanız, ışığın soldan gelmesine dikkat etmelisiniz. Sekreter bürolarında özel eşyalarının konulacağı bir dolabin bulunması, ani seyahat ve diğer bazı durumlar için yararlı olur.

Sekreter odalarının tasarımını yaparken takip edilmesi gereken bazı ilkeler vardır. Bu ilkeler, tasarımın bilimsel bir tarzda yapılmasını sağlar. Bunlar:

 Tasarımda denge ilkesi

Bu ilke büro malzemelerinin, büroya belli bir denge prensibine göre yerleştirilmesini gerektirir. Büroların tasarımında denge iki şekilde sağlanabilir. Bunlardan biri simetrik diğeri de asimetrik dengedir.

Simetrik dengede, ortak nokta sekretere hareket ekonomisini en iyi sağlayan noktadır. Bu noktaya göre konumlandırılan malzemeler, simetrik dengede sayılır.

Asimetrik denge ise simetriği olmayan, ancak konumlandırılma biçimi hareket ekonomisi kurallarına aykırı olmayan denge türüdür.

 Tasarımda oran ilkesi

Bürolarda sekreterin verimli olabilmesi için büro malzemelerinin yerleşiminin belli bir orana göre olması gerekir. Oran ilkesinde ilk dikkat edilecek husus, sekreterin vücut ölçüleri ile kullandığı masa ve sandalyenin antropometrik koşullara göre oranlanmasıdır. Aynı zamanda, sekreter odasının büyüklüğü de sekreterin mesleğini fonksiyonel bir biçimde yapmasını sağlayacak ölçülerde olmalıdır.

 Tasarımda uyum ilkesi

Bürolarda kullanılan malzemelerin büyüklük ölçüleri, bir uyum göstermelidir. Sekreter bürolarının tasarımında uyum üç bakımdan ele alınır: Birincisi büyüklük, ikincisi renk, üçüncüsü de kullanılan malzemelerin kalitesi bakımından. Sekreter bürosunun ve büro malzemelerinin gereğinden büyük veya küçük olması uyumu bozar.

Renk bakımından da bir uyum olmalıdır. Bürodaki duvarlar ve kullanılan masa sandalye ve koltukların, diğer büro malzemelerinin renklerinin uyum içinde olması gerekir. Renkler açısından görsel ve estetik açıdan bir etki alanı oluşturmalıdır. Kalite bakımından da bir uyum olmalıdır. Bir tarafta çok kaliteli bir malzemenin yanında, kalitesi oldukça düşük bir büro malzemesi, bürodaki uyumu önemli ölçüde bozacaktır. Bürolarda kullanılan duvar renklerinin seçimi de uyuma göre olmalıdır. Zıt renklerin bir arada bulunmamasına özen gösterilmelidir. Renkler aynı zamanda psikolojik etkileri de dikkate alınarak seçilmelidir.

 Tasarımda sadelik ilkesi

En iyi tasarım sade olanıdır. Sadelik, aynı zamanda kolay iletişim kurmanın en iyi yardımcısıdır ve dikkatin dağılmasını önler. Bürolarda sadelik, gereksiz malzemelerin olmaması ile sağlanır. Abartılı bir büro, dikkatin dağılmasına neden olur, verimliliği düşürür.

4.1.2. Sekreter Bürolarında Fiziksel ve Estetik Koşullar

Renklerin ortak anlamı ve dili vardır. Koyu giysiler yas, ciddiyet ve resmiyetin; beyaz, saflık ve temiz duyguların; kırmızı canlılığın; eflatun, soyluluğun ifadesi olagelmiştir. Giyim kuşamın ve çeşitli aksesuar malzemeleri de sözsüz iletişim kodu olarak kullanılmaktadır. Bunlar aynı zamanda insanların toplumsal statüsünü gösterir. Renkler, zekanın uyarılmasından ruhsal durumlara, duyguların iletilmesinden kişisel özellikler ve inançlardan düşüncelere kadar birçok farklı özellikleri içerir. Sekreter odaları dizayn edilirken, renklerin diline dikkat edilmelidir. Renkler farklı toplumlarda farklı anlamlar içerir, (siyah yaklaşık bütün toplumlarda yası simgelerken, Çinlilerde yası simgeleyen renk beyazdır. Bazı yazarlar, sıcak renklerin (kırmızı, turuncu, kahverengi) kan basıncım yükselttiğini, soğuk renklerin ( mavi, yeşil) ise düşürdüğünü söylemektedir.

Bürolarda fiziksel koşulları, çalışanların termal, görsel ve akustik çevresi oluşturur.

Bunları aşağıdaki gibi açıklayabiliriz.

 Büroların termal çevresi:

İnsanla çevresi arasında, fiziksel nesnelerde olduğu gibi bir ısı alışverişi olur. Bu ısı alışverişini etkileyen, insan ve çevreyle ilgili bir çok etken vardır. Bu etkenleri önem derecesine göre iki kümeye ayırmak mümkündür. Birincisi; yapılan faaliyet, havanın ısısı, nem oranı, atmosfer basıncı, hava hareketinin hızı ve radyasyon düzeyi gibi etkenlerdir.

İkincisi ise; deri ısısı, terleme hızı, deri yüzeyinin nemi, gibi etkenlerdir. Termal konforun ilk koşulu, ısı alış verişinin bir denge içinde olmasıdır. Termal konfor, çok sayıdaki etkenlerin belirli sınırlar içinde birleşimleri ile elde edilir.

 İnsan-görsel çevre ilişkisi:

İnsan görsel çevre ilişkisi de, insan termal çevre ilişkisi gibi, verimliliği ve etkinliği artırma kaygılarından doğmuştur. İşgörenin, "görsel çevre ilişki modeli"ni oluşturacak özellikler, iki ana kümede ele alınabilir.

 Çalışana ve yaptığı işe bağlı özellikler.

 Görsel çevreye bağlı olan özellikler.

Birinci gruba giren özellikler, göz yapısına, alışkanlıklara, geçmiş deneyimlere, yaşa ve işin niteliğine bağlı olan özelliklerdir. Ergonomi uzmanları, yapılan işe bağlı özellikleri şu şekilde sıralıyorlar: Çalışılan nesnelerin büyüklüğü, nesne ile çevresi arasında aydınlatma farklılığı, görme için ayrılan zaman.

İkinci gruba giren özellikler; aydınlatma yoğunluğu, çevredeki yüzeyler, bölgeler arasındaki aydınlatma farklılığı, parıltı, çevrede olan renkler gibi görsel çevre özellikleridir.

 Büroların akustik çevresi:

Sekreter bürolarında akustik çevre ile özel bir rahatsızlık yaratmayan, gürültüden arınmış, konuşma anlaşılabilirliğini sağlayan, eko yapmayan, akustik gizliliği sağlayan nitelikleri anlaşılır.

 Büroların estetik çevresi:

Sekreterler, günlük yaşamlarının büyük kısmını bürolarda geçirirler. Bu nedenle büroların tasarımları, güzellik (estetik) duygularına hitap edecek biçimde olmalıdır. Bu amaçla yapılacak düzenlemelerin başında, büroların "iç genişliği" sağlayan renklerle boyanması gelir. Bilindiği gibi renklerin insan psikolojisi üzerinde belli bir etkisi vardır. Aynı zamanda sekreter bürolarının insanın güzellik duygularına, estetik anlayışına aykırı toz ve kirliliklerden, zevksiz dekorasyondan arındırılması gerekir.

Renkler sadece büronun gösterişini iyileştirmekle kalmaz, yorgunluğu azaltır, etkinliği artırır ve morali yükseltir, insanlar çoğunlukla bunun farkındadırlar fakat psikolojik olarak bunun bilincinde olmak oldukça zordur. "Koyu" ve "gri" renkler, büro işlerinin yürütülmesi açısından ilginç değildir ve sıkıcıdır. Koyu renkler, depresyona neden olur. Ofislerde kullanılan renkler, insanı motive edecek parlaklıkta ve tonda olmalıdır. Odalar küçüldükçe daha açık tonlar kullanılmalıdır. Bu açıklamalar ışığında denebilir ki büroların iç açıcı renklere boyanmasının, sekreterin performansını artırma bakımından önemli katkısı vardır.

4.1.3. Sekreter Bürolarında Yerleşme-İş Akımı İlişkisi

Sekreter bürolarının yerleştirilmesinde gözönünde bulundurulacak bazı kriterler vardır. Bu kriterler; departman ilişkilerini, iş akımını, özel büroların yerini, bölümlerin kullanımını, personelin çalışma yerlerinin konumunu ve boş alan kullanımının verimlilik ve etkinlik yaratacak şekilde ele alınmasını gerektirir. Yerleşme-iş akımı ilişkisi, büroların değer yaratmayacak tüm faktörlerden arındırılması, esneklik- ve genişliğin sağlanmasına özen gösterilmesi, özel ekipman ve makine gereklerini karşılayacak biçimde düzenlenmelerini kapsar.

Örgüt ve yönetim çalışmalarının amacı, yapılacak incelemeler sonucunda işlerin daha düşük maliyetle, daha az enerji harcayarak ve daha çabuk bir biçimde görülmesini sağlamaktır. İşlerin yapılması sırasında hangi süreçlerin kullanıldığı, hangi aşamalardan geçerek işlerin yapıldığı, tıkanmaların ve gecikmelerin nerelerden kaynaklandığı, uzman şahısların yapacağı iş ve işgücü analizleri sonucunda ortaya çıkar. Beş "N", bir "K" kuralı, iş ve hareket etüdü konularında önemli kolaylıklar sağlar. Ofis düzenlenmesinde, bilgi ve beceri sahibi kişilerden yararlanarak, ofis tasarımının yapılması, iş akımını önemli ölçüde kolaylaştırır.

Sekreter işlerinin verimli bir biçimde yürütülebilmesi için, iş akımı süreci izlenmelidir. Bunun yapılmaması durumunda, işin ya da hizmetin maliyeti yükselir, akım zincirine gereksiz kişiler katılır. Bu nedenle büro ve işyerlerinde işin akımının incelenmesi yararlı, hatta zorunludur. Bu amaçla iş akım tekniği kullanılır. Bu teknik, işlemlerin bir iş akımı şeması aracılığıyla incelenmesine ve geliştirilmesine dayanır. İş akımı, bir işin yapılmasında, işlerin sırasının, kat edilen mesafenin, sarf edilen zamanın, bir iş akımı semasıyla gösterilmesidir. İş akımı ile işlemlerin değer yaratmayan unsurlardan arındırılması ve basitleştirilmesi sağlanır.

Sekreter büroları tespit edilirken, önce kat ve büroların ölçekli planları yapılır. Odanın büyüklüğüyle orantılı masa, koltuk, sandalye, dolap vb eşyanın plastik ya da tahta maketleri ve bu olanak bulunmaması durumunda, yine belli oranda küçültülmüş karton şekiller kullanılarak, çeşitli yerleşme planları hazırlanır. Sonunda, bunlardan en uygun olanı üzerinde ortak karar verilir.

4.2. Sekreterlik Mesleği ve Yorgunluk

Yorgunluk, belli bir işi yapan kişinin fizyolojik nedenlerle söz konusu işi daha fazla devam ettiremeyeceği bir psiko-somatik tükenme noktasına gelmesidir. Yorgunluk bazen ölçülebilir ve görünür düzeyde olur.

Yorgun insanın motivasyonu ve verimi düşer. Yorgunluk belirtilerinin ortaya çıkması için insanın çok ağır fiziksel işler yapması gerekmeyebilir. Bu nedenle ergonomik yaklaşımlarda fizyolojik ve psikolojik yorgunluk durumlarından bahsedilir. İdeal yeteneklere sahip insanlar tarafından işletileceği varsayımı üzerine dizayn edilen ve teknolojik aygıtlarla donatılan organizasyonlar, fiziksel ve psikolojik yorgunluklara neden olabilir.

Örgütsel dizayn, insanın duygusal ve zihinsel sınırlarına uyumlu ve birey ile çalışma koşullarının etkileşimine olanak veren bir nitelikte olmalıdır. Sekreter bürolarının tasarımda, özellikle onların ne tümüyle duygusal, ne de tümüyle rasyonel bir varlık olduğu gerçeği, gözardı edilmemelidir.

Sekreterlerin anlama, kavrama ve konsantre olma güçlerini azaltan ve iş verimlerini düşüren yorgunluğun, işyerinde çalışma şartlarından kaynaklanan bir çok nedeni olabilir.

İş yerinde yorgunluk nedenleri:

 İşin monoton oluşu ve işte inisiyatif kullanma olanağının olmaması,

 İşin süreçlerine bireyin kendisini katma olanağının olmaması ve işin otomatik veya yarı otomatik olması,

 İşte güdü ve dürtü eksikliği. Bu, hem düşünsel açıdan, hem de duygusal açıdan işin çalışana ilginç gelmemesi sonucunda ortaya çıkar.

Yorgunluk, aşırı ve çok uzatılmış bir işin neden olduğu hareket güçlüğü ile birlikte ortaya çıkan bir acı duygusudur. Hoşnutsuzlukla birlikte ortaya çıkan ve işlevsel gücün azalmasına neden olan fizyolojik, zihinsel ve psikolojik bir rahatsızlık durumu olan yorgunluk, ruh ve beden bütünselliği (somatik) çerçevesinde üç başlık altında ele alınabilir.

Bunlar; fiziksel yorgunluk, psikolojik yorgunluk ve zihinsel yorgunluktur.

Fiziksel Yorgunluk: Fiziksel yorgunluk, doku ve organların uyarıcılığını yitirmesidir. Ayrıca, kaslara bağlı olarak ortaya çıkan bir yorgunluk, kendini kramplar ve ağrılı sertleşmelerle gösterir. Bu tür sinir dışı bir yorgunluk, sinir merkezlerini etkileyerek, sinirsel bir yorgunluğa sebebiyet verir ki, bunun da en açık belirtisi uykusuzluktur. Fiziksel yorgunluğa karşı, dinlenme yoluyla yeniden güç kazanılır. Yorgunluk hali, az çok gizli şekilde gelişerek motivasyonun azalmasına neden olur.

Fizyolojik yorgunluk, kaslarda enerji metabolizmasının yavaşlaması ve yorgunluk kalıntılarının kas hücresi içinde birikmesi şeklinde oluşur. Çalışan kaslara kan gelmesini engelleyecek bir biçimde turnike kullanıldığında, çalışma devam ederken, önce bu bölgede bir şişme, sertleşme ve ağrı ortaya çıkar bir şişme, sertleşme ve ağrı ortaya çıkar.

Fiziksel bakımdan yorgun olanlarda, basit enfeksiyonlara karşı daha dirençsiz olma, yüksek tansiyon, kalp atışında ve nabızda artış, mide rahatsızlıkları, deride döküntü ve bitkinlik gibi rahatsızlıklar ortaya çıkar bitkinlik gibi rahatsızlıklar ortaya çıkar.

 Psikolojik Yorgunluk: Psikolojik yorgunluk genellikle modern üretim tekniğinin ortaya çıkardığı bir yorgunluk biçimidir. Yaratıcı yeteneklerini işin süreçlerine katmayı arzu eden biri için monoton bir iş, son derece yorucu olabilir.

Monoton iş, sekreterlerde psikolojik yorgunluğa neden olur. Bugün profesyonel bir sekreterin işleri, iş zenginleştirmesine ve genişletmesine gerek duymayacak kadar çeşitlidir. Psikolojik yorgunluk bir bakıma, bir algı problemidir ve insanın moraliyle doğrudan bir ilişkisi vardır. İşin, bireyin fizyolojik açıdan ihtiyaçlarını karşılamaya yetmesi, ancak psikolojik ihtiyaçlarını karşılamaması durumunda, bıkkınlık ile başlayan bir yorgunluk söz konusu olur.

Bezginlik şeklinde ifade edebileceğimiz bu tür bir yorgunluk, sekreterlerin genel ruhsal durumlarına göre farklı özellikler gösterir. Psikolojik yorgunluk içinde olanlar, küçük problemler karşısında öfkelenmeğe daha çok eğilimlidirler. Sekreterlerin öfkelerini göstermelerinin en yaygın biçimi telefon görüşmelerindeki ses tonları, seslerinde coşku eksikliği ve en aşırısı da telefonu öfkeyle kapatmaktır.

Genelde psikolojik yorgunluk, fizyolojik yorgunluk gibi, kolayca fark edilmez. Aşırı duyarlılık, içe dönük davranışlar, hatalara karşı aşırı uyarılma ve reaksiyon, erken acıkma, iş çevresinde şikayetlerin artması, aşırı stres düzeyi, genel bir mutsuzluk hali gibi durumlar psikolojik yorgunluğun belirtileri arasındadır.

Psikolojik yorgunluk, işe karşı bireyin duyduğu isteksizliğin bir sonucu olarak, fiziksel etkenlerden bağımsız bir biçimde ortaya çıkar.

 Zihinsel Yorgunluk: Zihinsel yorgunluk türlerini tespit etmek, diğer yorgunluk türlerini tespit etmekten daha zordur. Değişik iş grupları üzerinde yapılan tıbbi-psikolojik araştırmalar, zihinsel yorgunluğun, insanı işini zor yapar hale getirir ve psikolojik durumunda kalıcı değişiklikler yapar.

Söz konusu huy ve mizaç değişikliği saldırganlık, uyku ve beslenme düzeninin bozukluğu, sese ve ışığa karşı aşırı duyarlılık ve unutkanlığın artması, dikkat dağınıklığı şeklinde ortaya çıkar.

Sekreterlik mesleğinin, emek işinden bilgi işine doğru bir seyir izlemesi, zihinsel yorgunluk problemini artırır. Bilgi işinin, aşırı dikkat gerektiren ve bireyin, işin süreçlerine kendisini fazla katmasına izin vermeyen bir iş olması nedeniyle profesyonel sekreterlerde en çok gözlenen yorgunluk biçimi, zihinsel yorgunluktur.

 

Büro Hizmetleri Dersi Konularına Geri Dönmek İçin >>> TIKLAYINIZ



Yorum ekle

Güvenlik kodu
Yenile